Aus wohl keinem Unternehmen ist eine gute Telefonanlage heutzutage mehr wegzudenken. Auch in Zeiten des ständig zunehmenden E-Mail Schriftverkehrs kommt dem Telefon eine besondere Bedeutung zu. Denn gerade, wenn schnelle Absprachen oder eine Vereinbarung von Terminen nötig ist, ist das Telefon der beste Weg, diese zu treffen. Der Teilnehmer kann - sofern er an seinem Arbeitsort ist - sofort erreicht werden und niemand braucht lange auf die Bearbeitung der E-Mail warten. Besonders bei Mitarbeitern, die viel auf Reisen sind, hat sich die Funktion der Anrufumleitung bei Telefonanlagen bewährt. Denn so kann der Anruf zum Beispiel auf ihr Mobiltelefon umgeleitet werden und sie sind trotz Abwesenheit im Unternehmen dennoch erreichbar.

Generell verfügt eine Telefonanlage über ein gut ausgestattetes Telefon. Die Möglichkeit der Weiterleitung eines eingehenden Anrufs an eine andere Nummer hat sich gut bewährt. So ist es möglich, dass sämtliche Anrufe im Sekretariat eines Unternehmens eingehen und sie von dort aus an den betreffenden Mitarbeiter oder an den Vorgesetzen weitergeleitet werden. Der Anrufer kann im Vorab angemeldet und bei Bedarf kurz vorgestellt werden, so dass der Angerufene gleich weiß, um was es geht und mit wem er es zu tun hat.
Doch zu einer Telefonanlage gehört noch mehr als nur das Telefon. Gute Telefonanlagen verfügen über einen Anrufbeantworter, der meist direkt im Gerät integriert ist. Zusätzlich kann auch ein Faxgerät angeschlossen werden, wenn dieses noch nicht Teil der Telefonanlage ist. Dadurch erhält man mit einer solchen Telefonanlage ein kompaktes Gerät, das alle nötigen Geräte vereint. Das ist meistens Platz sparender, als wenn alle wichtigen Geräte einzeln aufgestellt werden müssen. Der Anrufbeantworter ist besonders zu empfehlen, wenn der Mitarbeiter häufig abwesend ist. So kann der Anrufer eine Nachricht hinterlassen und wird umgehend zurückgerufen.

Die in einer Telefonanlage integrierten Faxgeräte verfügen teilweise sogar über eine Kopierfunktion, wobei diese Kopierer meist weniger leistungsstark sind, als eigenständige Geräte. Dennoch sind sie für einzelne Kopien durchaus genügend, was dem betreffenden Mitarbeiter oft den Gang zum Kopierraum erspart. Man könnte demnach also sagen, dass eine Telefonanlage durch die integrieren Zusatzgeräte nicht nur Platz, sondern auch Zeit sparender ist, denn bestimmte Wege entfallen für den Mitarbeiter. Die Telefonanlagen sind dennoch nicht anfälliger für Defekte, als Einzelgeräte, was aber vielfach angenommen wird.